Datenschutzerklärung im Bewerbungsprozess

• 1. Kategorien von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten im Bewerbungsprozess diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben.

Hierbei handelt es sich in der Regel um folgende Daten:

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, etc.)
• Gegebenenfalls Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis
• Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns gegebenenfalls darüber hinaus zur
• Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen
• Bewerbungsfoto
• Vorstrafen, soweit dies wegen der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist
• Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung
• im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers diejenigen Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Online-Netzwerken oder -Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben

Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben.

Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (zum Beispiel ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen.

2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten und Kategorien von personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für die Stelle (oder gegebenenfalls andere offene Positionen beim Verantwortlichen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren im Rahmen der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses auf der Grundlage von Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.) durchzuführen.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs.1 lit f) DSGVO erfolgen. Die Interessen des Verantwortlichen bestehen dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

 3. Empfänger und Kategorien von Empfängern der Daten

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung der Geschäftsführung, der Büroleitung und den generellen Verantwortlichen für den Bewerbungsprozess gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden intern für die Teamverantwortlichen gesichert abgespeichert. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen.

Mögliche weitere Empfänger personenbezogener Daten sind zum Beispiel

• Auftragsverarbeiter nach Art. 30 DSGVO zum Beispiel für die Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen
• weitere Datenempfänger auf der Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Initiativbewerbung

Ihre initiative Bewerbung durchläuft den gleichen Prozess wie eine stellenbezogene Bewerbung bzw. wird je nach initialem Kontaktpunkt in unseren stellenbezogenen Bewerbungsprozess eingesteuert.

 4. Nutzung der Videokommunikationssoftware BigBlueButton für digitale Bewerbungsgespräche

Wir nutzen in der Regel das Tool „BigBlueButton“, um digitale Bewerbungsgespräche durchzuführen (nachfolgend: „digitale Bewerbungsgespräche“), wenn Sie darin gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO eingewilligt haben. Wir betreiben das System verteilt in unserem eigenen Rechenzentrum in Deutschland und auf Hosting Anbietern aus der EU.

Für die digitalen Bewerbungsgespräche haben wir, soweit technisch möglich, die durchgehende End-zu-End-Verschlüsselung aktiviert. Bei der Nutzung von BigBlueButton werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu

Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem digitalen Bewerbungsgespräch machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Registrierungsdaten bzw. Angaben zu dem/der Benutzer*in:
  • Name, Vorname oder sonstiger angezeigter Name
  • Telefonnummer (nur bei telefonsicher Einwahl)
• Meeting-Metadaten:
  • Thema
  • Beschreibung (optional)
  • Teilnehmer-IP-Adressen
  • Geräte-/Hardware-/Browser-Informationen
• Bei Einwahl mit dem Telefon:
  • Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit.
  • können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten:
  • Sie haben ggf. die Möglichkeit die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im digitalen Bewerbungsgespräch anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.
  • Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
• Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des digitalen Bewerbungsgespräches die Chatfunktion zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten. Um an einem digitalen Bewerbungsgespräch teilzunehmen bzw. den virtuellen Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
• Die Video oder Audio Inhalte eines digitalen Bewerbungsgesprächs werden nicht aufgezeichnet

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

• Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerber*innen ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
• Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten von Linova verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von BigBlueButton personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von BigBlueButton sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von digitalen Bewerbungsgesprächen.

Empfänger / Weitergabe von Daten / Drittstaatenübermittlung

• Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind.
• Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die “invokable GmbH, Kratzberger Str. 9, 42885 Remscheid” (im folgenden gennant “Hoster”) als externer Dienstleister zum Betrieb der BigBlueButton Infrastruktur und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet der Hoster Ihre Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Datenverarbeitung kann dabei auch außerhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Hierbei kann ein angemessenes Datenschutzniveau gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO durch die Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln sowie weiterer geeigneter Maßnahmen angenommen werden.

5. Übermittlung von Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU beziehungsweise des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch entsprechende Maßnahmen (zum Beispiel Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln) zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

6. Dauer der Datenspeicherung

Ihre Daten werden beim Verantwortlichen so lange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten bis zu sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Sofern es im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu einem außergerichtlichen/gerichtlichen Verfahren kommt, speichern wir Ihre Daten bis zu dem Abschluss des Verfahrens.

Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte.

Stand: Februar 2024